1 + 半人前SharePointerのブログ

SharePointのライブラリの設定で利用する用語がたくさんあるので、まとめてみました。

• チェックアウト・チェックイン：複数人で1つのファイルを利用するときの排他制御の仕組み。チェックアウトは誰かが編集中という状態をあらわす。チェックインは編集中という状態を解除するための操作⇒バージョン管理を有効にしている場合、チェックインはメジャバージョンだけでなく、マイナバージョンとしてチェックインすることもできます。
• マイナバージョン・メジャバージョン：ファイルの版（ファイルの履歴）であり、マイナ(*.1, *.2,・・・)は下書きであり、メジャ(1.0, 2,0, 3.0,・・・）は正式版をあらわします。
• 発行：マイナーバージョンのアイテムをメジャーバージョンにチェックインすること
• コンテンツの承認：新しいアイテムまたは既存のアイテムへの変更が承認されるまで下書きの状態にしておく機能
  
  • 承認・承認待ち・却下：アイテムをどの程度公開しているかどうかの状態を表す
    
    • 承認：すべてのユーザーに見えるようになる
    • 承認待ち：アイテムの作成者および承認者は見ることができる（または、 アイテムを閲覧できるすべてのユーザー、
    • 却下：公開されず、作成者に戻す

• 下書き：マイナーバージョンまたは未承認のアイテムのこと

 さて、上記の条件を合わせて利用シーンを考えてみると…

例）複数人のユーザが1つのファイルを編集する場合

 
次に、承認機能を有効にした場合は…
例）承認機能が有効になっている場合

 

 ※メジャーバージョンとしてチェックイン（発行）をした状態で、初めて承認/却下コマンドが表示されます。

 この言葉の定義に慣れるまで結構時間かかりました…ん～利用例・シーンをTechNetとかで説明してほしいなぁ

弊社では、一部IRMライブラリを利用しています。

IRMライブラリではDLしたタイミングで暗号化される仕組みになっており、その時の"RMSでできること(許可)"は"SharePointのライブラリの権限"とマッピングされているようです。

• ドキュメントの印刷の許可
• コンテンツへのプログラム的なアクセスの許可
• ユーザーに資格情報の確認を求める間隔（日）
• IRMをサポートしないドキュメントのアップロードをユーザーに許可しない
• このライブラリのドキュメントに対するアクセス許可の制限を解除する日

ユーザーに資格情報の確認を求める間隔（日）ですが、実際の動きとしては、指定した日数がすぎると、アクセス権を持っていたとしても、ファイルを開けなくするための機能です（日本語表現的にはかなり納得いかない感じ）。
ちなみに、間隔を「0」にすると、無期限でユーザーはダウンロードしたファイルを参照することが可能になります（IRMはかかったままの状態です）。

リスト・ライブラリのごみ箱にあるアイテムは30日経つと削除されます。
また、ごみ箱から削除された後は、サイトコレクションのごみ箱に移動され、30日経つと削除されます。
サイトコレクションのごみ箱から削除された場合は、復旧はできません。…が、実は日数が変更できたりします。

変更方法1 stsadmの利用

stsadm -o setproperty -propertyname recycle-bin-retention-period -propertyvalue <保存日数> -url <対象となる仮想サイト>

例
stsadm -o setproperty -propertyname recycle-bin-retention-period -propertyvalue 40 -url http://portal/

※日数を指定しない場合は、40⇒noにします。

変更方法2 Webアプリケーションの管理の利用

Webアプリケーションの全般設定からごみ箱の保存日数を選択することができます。こちらのやり方が簡単ですね

でも、どうやらリスト単位のごみ箱と、サイトコレクション単位のごみ箱で日数を変更することはできないみたいですね・・・ ちなみに、削除済みのデータバックアップクォータというのがあります。
たとえば、Webアプリのクォータに100Mを設定し、削除済みデータバックアップを50％に設定すると、
Webアプリ全体では、最大150Mになります…100Mの中の50％じゃないんですよ、これが、安全側設計じゃないな～

小ネタです。アンケートリストを作成する際に、複数回答を有効にするという設定にチェックをつけるかどうかを選択できます。
ただし、アンケートを一度作成した後は、上記の設定を変更することは、リストの設定からは変更する場所がありません。
SharePoint Designerで該当のアンケートリストのプロパティを開くと、上記の設定を変更することが可能です。

小ネタです。アンケートリストで、所有者のみアイテムの表示を設定した場合、そのリストに対して既定のアクセス許可レベルにおいて、デザイン、階層の管理、フルコントロールのアクセス許可レベルを持つユーザが回答を参照することが可能です。

小ネタです。通知機能を利用する際に、任意のユーザーを選択するためには、
アクセス許可の「通知の管理」という権限が必要になります。
また、既定のアクセス許可レベルでは「フルコントロール」および「階層の管理」というアクセス許可が
電子メールの通知スコープを設定することが可能です。

最初、リストとライブラリの違いは、

• リスト：データを登録するためのもの
• ライブラリ：ファイルを登録するためのもの

と、単純に考えていましたが、RDBのテーブル＋α（アルファ）みたいなものかなぁ…と考えるようになりました。 かなり大まかですが・・・

リスト・ライブラリ=テーブル＋列（プロパティ）＋フォーム（各ファイルテンプレートやページなど）

ですので、SharePointでは、テーブルにデータを登録するためのクエリの代わりにフォームを利用するという感じかなと…
で、SharePointの特徴的な機能として、列（プロパティ）とフォームなどのがコンテンツタイプとしてまとめて管理できるところが、 ＋α（アルファ）かなという気がします。というのは、コンテンツタイプという設計情報を1つ作成しておくと、それを使いまわせるからです。

※コンテンツタイプを確認・編集するためには、リスト・ライブラリの詳細設定⇒コンテンツタイプの管理を許可する：はいを設定します

実際に、各部門のドキュメントライブラリに専用のコンテンツタイプを作成して、利用しています。
また、コンテンツタイプは運用面も含めた以下の機能を紐づけることができます。

• ワークフロー
• 情報管理ポリシー
  ラベルを追加：任意の文字をプロパティとして持ちます。チェックインをした段階で適用されるようです。 
  監査の設定：監査ログレポートを利用するときに必要です。
  有効期限
  バーコードを追加：プロパティの値として、バーコードが追加されます。チェックインをした段階で適用されるようです。
• ドキュメント情報パネル（インフォーメーションパネル）
  ドキュメント情報パネル テンプレート ：ドキュメント情報パネルのテンプレートの編集（一部のカスタマイズにはInfoPathが必要）
  常に表示：ファイルを開いたときに、ドキュメント情報パネルを表示させるかどうかを設定します。

もう少し、詳細なコンテンツタイプのお話は今度の機会に…
ちなみに、クラスを見るとSPListはあるけど、SPLibraryはないので、リストから派生をしてライブラリができたという感じでしょうか？？開発の経験がないので、想像でしかありませんが…

お知らせリストには、有効期限というプロパティ（列）があり、そこに期日を入力しておくと、Webページに表示している
お知らせの内容が、期限が過ぎると表示されなくなります。
便利な機能ですが、お知らせリストにしかないみたいなんですよね…
で、もしかすると有効期限のプロパティを用意してあげると他のリスト・ライブラリでも利用できるのではないか？？と考えました。
サイト内の列に有効期限があるのかと思ったのですがありません。そこで、サイトコンテンツタイプのお知らせから
有効期限のプロパティを編集し、サイト内の列のグループを"_Hiddenグループ"から"ユーザー設定の列"に変更し、有効期限プロパティを利用できるようにしました。
そして、連絡先リストで有効期限をプロパティとして加えて試してみると・・・

…だめでした どうやら、お知らせリストでは、Webパーツのほうで、有効期限の値をもとにフィルタをかけているようです…（対象ユーザーを利用していると思ってました…）
ん～同じ機能を実装するには、ワークフローかデータビュー、もしくはコンテンツクエリをカスタマイズしたほうが楽みたいですね。