1 + 半人前SharePointerのブログ

活用というよりは便利ツールの紹介です（個人的にかなり重宝しているツールです）。

メールの添付ファイルを自働的に指定したライブラリにUploadし、メールにはUploadしたURLを張り付けて送るというOutlook Addin（Outlookは2003、2007対応。OSはXP、Vista、7対応）です。これはクエストソフトウェアから無料で公開されています。

ダウンロードは下記リンクからできます（クエスト社のSharePoint Communityです）

http://sharepointforall.com/media/p/401.aspx

詳細はJoelのBlogを参照してください（クエスト社の社員になったみたい？？ですね）

• Exchangeのメールボックスサイズを効率的に使える（メールトラフィックも減りますね）
• MySiteのライブラリを登録先に登録しておき、情報管理ポリシーを利用すると、自働的にファイルを削除できるので管理が用意

個人用サイトの利用度を促進させるという意味でも良いかなと考えています。ただ、Addinを効率的に配布する必要（GPを利用すれば可能かとは思いますが）と、できれば既定の設定を各ユーザーの個人用サイトにしたいのですが・・・と、考えているうちに流れてしまい・・・個人的に活用し、社内サイトに便利ツールとして紹介する程度になってます・・・（活用できてないじゃん）

ま、でも便利なのは間違いないです。

今回はツール活用編ということで…（そろそろ活用というのがイタイ感じになってきたのでとりたい感じです）

SharePoint Administration Toolkit v4.0 がとっくの昔にリリース（x86 , x64）されていたようです…

これって日本語で利用できないのと、機能がイマイチ感があったのですが今回はちょっと良い感じです。

診断機能とかは良い感じです。ファームの設定で危険・　おかしいところがないかをチェックしてくれます。たとえば、

• 2000件以上アイテムが登録されているリストの発見
• セキュリティ設定的にNGなのを指摘
• 100GB以上のコンテンツDB発見
• Timer Serviceの稼働状況

などを指摘してくれたりします（これってファイル名の長さとかまでいけばかなり良いですよね～）。

 


あとはパフォーマンスカウンタをグラフで表示できたりと（RPSが取れるのでどの時間帯で負荷が大きいのかを把握できたりします） …

こちらのぶろぐには権限確認の便利な機能がついているように見えますが…私の環境ではうまくいかず…日本語だから？？？

ま、結論としてはこのツールは現在の設定が上手く動作しているかということと、設定の確認および上記で紹介した機能に関しては結構利用できます。

巷の噂ではAvePointというツールがかなりいけてるようですが…次の予算のために無償DLで試そうかなと…

9月9日のTechNet Flashになんともピンポイントなセミナーがありました。

SharePoint 徹底活用塾 : 誰も教えてくれなかったサイトの作り方、盛り上げ方
SharePoint の活用に困っていませんか? そのような課題をお持ちの方は、ぜひ本セミナーにご参加ください。セミナー当日は、情報共有に関する簡単なアンケートを受けていただき、その結果をベースに SharePoint の活用を進めるポイントについて具体例を交えてご紹介します。
開催 : 10 月 8 日 (木)　東京 マイクロソフト新宿オフィス　※参加費無料、事前登録制

アンケートがあるってとこが何か理屈めいた指針を与えてくれそうです（理屈がなんとも考えられないので…）。

あと、もう1つのポイントは無料ってところですね。

とりあえず登録しました。当日参加できますように・・・Don't Stop My MOSS ！(こういう時に限ってトラブルんですよね。My Life)

以前のSaruhikoさんのブログのコメントをもとに、以前からネックだったWF（ここでは、厳密に言うとワークフローっぽいこと）を社内に導入しました！

ちなみにこのWFはドキュメント（Wordとか）をそのままWFで利用したい場合です（InfoPathフォームですべて実装するのは手間がかかるので…）

やっていることはSimpleなんですが意外と良い感じです。SharePoint標準提供のWF（SPD含む）で差し戻しっぽいことをしようとすると、承認のワークフローで割り当ての変更依頼を利用するという方法しかなかったのですが、どうもユーザーの操作性が原因で使ってもらってないみたいです（まぁ、インストラクションだしても誰も読まないですしね・・・）

で、どんなのを実装したのかというと下記の感じです。あくまでイメージであり、詳細な設計ではありません

（ひさびさに図を作った気がします）。

これ、ライブラリの移動はSPDのWFを利用し、プロパティの値でどこのライブラリに移動するかを制御してます。

さて、何が嬉しいかというと…

• エンドユーザはプロパティのステータスを変えるだけでOK（わざわざWFタスク開かなくてOK!、作業負荷が減）
• エンドユーザーは開くだけで、自分の作成しているコンテンツ、承認するコンテンツが一目で把握できます（期限を設定して、有効期限順にならべているのでさらに良い感じです←どうせタスクで有効期限つけたところで、強制力はないので…ちなみにがんばれが上司が部下の期限を把握するビューも可能で）。
• ライブラリを分けることで、通知メールをそのまま流用できます。1つのライブラリだと定型のメールしかこないので、WFステータスのどのステータス（承認、申請など）かがわからないのですが、この場合、ライブラリを分けているので、ライブラリの名前（WFのステータス）＝メールの件名となり、定型メールでも十分いけます！
•  Saruhikoさんのブログのコメントを参考させて頂いて、ある程度ライブラリ単位で権限管理ができている！
• もちろん一部イレギュラーな操作に関しては手動でWFを起動するなどの操作がありますが、そのインストラクションをページに直接表示しているので、問題ナシ！（たまに問合せきますけど…）

と書かせて頂きましたが、これOffice2007があるかないかでかなりユーザーの操作感が変わります。

ただ、一番のポイントはWF製品を買わなくてもある程度イケル！です

（もちろん、法律のしばりとかでWF製品を購入しなくてはいけない場合もあると思いますが…）

ということで、Saruhikoさんありがとうございました！